Dallo scorso 6 luglio la Pec è diventata per tutti lo strumento con cui semplificare la comunicazione con la Pubblica amministrazione. È infatti attivo Inad, l’Indice nazionale dei domicili digitali, a cui chiunque ora può iscriversi per registrare il proprio domicilio digitale, associandolo a un indirizzo di posta elettronica certificata.
In questo modo tutti potranno ricevere informazioni ufficiali su rimborsi fiscali, detrazioni d’imposta, accertamenti, multe e tanto.
Cos'è la Pec
Pec è l’acronimo di “Posta Elettronica Certificata”. È un servizio di posta elettronica che garantisce l’integrità, l’autenticità e la certificazione temporale delle comunicazioni digitali. La Pec è utilizzata principalmente in Italia, dove è stata introdotta per fornire un metodo sicuro e legale di scambio di documenti e-mail. La peculiarità risiede nella sua capacità di fornire una prova legale dell’invio e della ricezione di un messaggio.
Ogni messaggio inviato tramite Pec viene dotato di una firma digitale e di un certificato che ne garantisce l’autenticità. Inoltre, viene applicata una marca temporale che attesta l’orario esatto di invio o ricezione del messaggio.
La Pec è spesso utilizzata in ambito professionale e da enti pubblici, dove è richiesta la certezza giuridica e la tracciabilità delle comunicazioni. Ad esempio, può essere utilizzata per l’invio di fatture elettroniche, per comunicazioni legali tra avvocati o per l’invio di documenti ufficiali alle amministrazioni pubbliche. Per poter utilizzare la posta certificata è necessario registrarsi presso un gestore di posta elettronica certificata, che assegnerà un indirizzo Pec univoco.
Gli indirizzi di posta certificata hanno un formato specifico, simile a quello degli indirizzi e-mail tradizionali, ma con l’aggiunta dell’estensione “.pec” alla fine dell’indirizzo. È importante sottolineare che si tratta di un sistema specifico dell’Italia e non è ampiamente utilizzata a livello internazionale. In altri paesi, possono essere presenti servizi simili che offrono funzionalità di posta elettronica certificata, ma con nomi diversi.
Per chi è obbligatoria e quanto si paga
La posta elettronica certificata si può ottenere a pagamento (ma per alcuni mestieri è gratis). Il costo parte dai 5/5,5 euro l'anno più Iva. Ci sono poi servizi che costano meno o addirittura sono gratis, ma solo per ricevere e non per inviare messaggi con la Pec. La devono avere necessariamente i professionisti, tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri (compreso quello delle imprese).
L’obbligo di possedere la posta certificata vale poi per le Pubbliche amministrazioni, le nuove società di persone, le società di persone già costituite e le partite Iva e le ditte individuali, compresi gli artigiani. Le uniche partite Iva esenti dall'obbligo sono quelle assoggettate al regime forfettario e non iscritte in albi professionali. Gli obblighi sono stati via via estesi dal 2009 a oggi, quindi non è detto che questo trend non continui nei prossimi anni, coinvolgendo potenzialmente anche tutti.
La Pec è poi necessaria per chiunque voglia effettuare diverse operazioni e adempimenti, tra cui:
- partecipazione a bandi, gare d’appalto e concorsi;
- comunicazioni con enti della Pubblica amministrazione;
- compilazione di questionari e indagini Istat;
- trasmissione di documenti riservati in sicurezza;
- invio e ricezione delle fatture elettroniche a e da fornitori e clienti;
- convocazione di consigli, giunte e assemblee;
- semplificazione dello scambio di informazioni tra le sedi operative;
- gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali.
Cosa cambia con l'Inad
L’indice nazionale dei domicili digitale, la cui creazione era prevista dal 2017, è frutto della collaborazione tra Agid, il Dipartimento per la trasformazione digitale della presidenza del Consiglio e Infocamere, la società delle Camere di commercio per l’innovazione digitale, che ha realizzato la piattaforma.
A questo punto le Pubbliche amministrazioni, prima di inviare una raccomandata, dovranno verificare se il cittadino ha indicato un recapito certificato su Inad. E in questo caso la comunicazione con valore legale dovrà essere inviata digitalmente a quell’indirizzo. Si tratta di una sorta di “pagine gialle” delle email, che rende universale il servizio, non più riservato ai professionisti.
Le comunicazioni digitali con la Pa
Il messaggio della Pa viene quindi notificato in tempo reale. In questo modo non c’è il rischio di ritardi o problemi relativi al mancato recapito, con notevole risparmio in termini di tempi e costi, grazie ad esempio all’azzeramento del tempo necessario a recarsi presso i servizi postali, oltre al minore utilizzo della carta. In tal senso c’è anche un minor impatto ambientale.
Per le amministrazioni questo archivio di indirizzi digitali significa un sistema di comunicazione centralizzato più efficiente, automatizzato e sicuro, che consentirà anche un taglio dei costi di spedizione come buste, francobolli o carta. L’iscrizione all’ Inad, comunque, rimane volontaria e gratuita.
Per farla basta dotarsi di una casella Pec personale e andare sul sito www.domiciliodigitale.gov.it usando Spid, Cie o Cns. I cittadini possono collegarsi al sito e seguire la procedura indicata. Bastano pochi minuti. Il domicilio digitale eletto sarà attivo entro l’una di notte del giorno successivo alla richiesta. In qualsiasi momento, poi, gli utenti potranno anche cambiare l’indirizzo Pec indicato, oppure cancellarlo, senza sostenere costi. Nell’indice sono già stati trasferiti gli oltre 2,3 milioni di indirizzi dei professionisti.
Cosa cambia per chi non ha la Pec?
Se non si ha la Pec la comunicazione verrà inviata tramite il classico strumento della Raccomandata con ricevuta di ritorno o atto giudiziario a seconda della comunicazione. Questo vul dire che rimarranno dei costi di gestione. Basti pensare a quanto paghiamo in più su ogni singola multa. Il rischio corso è quindi quello di pagare somme in realtà non necessarie e restare indietro, il che è un gravoso danno soprattutto per i professionisti.
I dubbi del Codacons
Secondo il Codacons l'entrata in funzione del domicilio digitale rischia di fare aumentare in misura rilevante la domanda di caselle Pec. E questo potrebbe indurre i fornitori di servizi di posta elettronica certificata, avverte l'associazione dei consumatori, ad aumentare i prezzi degli abbonamenti.
Spiega il Codacons: «La riforma abbatte le spese postali a carico dei cittadini, consentendo risparmi alla collettività, ma occorre vigilare sull'operato di società ed enti locali. La nascita di Inad, l'indice nazionale dei domicili digitali, farà inevitabilmente crescere il numero di cittadini che richiedono la Pec e non è escluso che a fronte di questo incremento della domanda le società non rivedano al rialzo i costi per l'attivazione delle caselle».
